Software fürs Tattoostudio: 10 Punkte, auf die es beim Vergleich ankommt
Kalender, Anzahlung, Einwilligung, Chat, Kasse: Woran du eine gute Tattoostudio-Software erkennst, welche Kosten versteckt sein können und welche Fragen du vor dem Wechsel stellen solltest.
Stand: 25.10.2026 · von Tattookalender
Warum Tattoostudios eigene Anforderungen haben
Ein Haarschnitt dauert 45 Minuten, ein Rückenstück mehrere Sitzungen über Monate. Dazu kommen Anzahlungen, Einverständniserklärungen mit Gesundheitsfragen, Artists mit eigener Provision und Anfragen, die fast nur über WhatsApp und Instagram kommen. Viele Studios arbeiten deshalb mit einem Mix aus Papierkalender, Messenger, PayPal und Ordnern. Eine gute Studio-Software bringt das an einen Ort.
Die 10 Kriterien im Überblick
- Kalender je Artist und Platz: Mehrstündige Sitzungen, Pausen, Stationen und eine gute Ansicht am Handy. Doppelbuchungen sollten gesperrt sein.
- Online-Buchung: Eine eigene Buchungsseite, am besten für Beratungstermine, damit große Projekte trotzdem persönlich besprochen werden.
- Anzahlung: Geld vor dem Termin per Link oder direkt bei der Buchung, mit deinen eigenen Absageregeln. Das ist der wirksamste Schutz gegen No-Shows.
- Digitale Einwilligung: Formular mit Gesundheitsfragen am Handy oder Tablet, Unterschrift mit dem Finger, unveränderbar gespeichert, Gesundheitsdaten nur für Berechtigte.
- Erinnerungen: Automatisch vor dem Termin, per E-Mail oder WhatsApp. Frag, was WhatsApp-Nachrichten extra kosten.
- Ein Postfach für Anfragen: WhatsApp, Instagram und Facebook an einem Ort, damit Anfragen nicht in fünf Apps verteilt liegen.
- Kundenkartei: Fotos, Verlauf, Notizen und Umsatz je Kunde. Dubletten sollten sich zusammenführen lassen.
- Provision und Abrechnung: Monatsabrechnung je Artist, Belege und ein Export für die Buchhaltung (zum Beispiel DATEV).
- Kosten ehrlich vergleichen: Monatspreis, Provision auf Zahlungen, Preis je Artist, Zusatzmodule, Einrichtungsgebühr, Vertragslaufzeit.
- Datenschutz und Umzug: Server in der EU, Vertrag zur Auftragsverarbeitung, Import deiner bisherigen Daten und ein Export, falls du wieder gehst.
Versteckte Kosten erkennen
Der Monatspreis ist nur ein Teil. Rechne vor dem Wechsel einmal ein ganzes Jahr durch:
| Kostenpunkt | Worauf du achtest |
|---|---|
| Provision auf Zahlungen | Prozent vom Umsatz kosten bei großen Projekten schnell mehr als das Abo. |
| Preis je Artist | Wächst dein Team, wächst die Rechnung mit. |
| Zusatzmodule | Ist Einwilligung, Kasse oder Chat im Preis, oder kostet es extra? |
| Nachrichten | WhatsApp-Erinnerungen kosten bei Meta eine kleine Gebühr. Wird sie mit Aufschlag weitergegeben? |
| Einrichtung und Laufzeit | Gibt es eine Einrichtungsgebühr? Bist du 12 Monate gebunden? |
Fragen, die du vor dem Wechsel stellen solltest
- Kann ich es vorher in Ruhe ansehen, mit echten Abläufen statt Folien?
- Wer übernimmt meine Kunden und Termine, und gehen dabei Nachrichten raus?
- Wohin fließt das Geld meiner Kunden: auf mein Konto oder erst auf das Konto des Anbieters?
- Wo liegen die Daten, und bekomme ich einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung?
- Wie erreiche ich den Support, und wie schnell antwortet jemand?
Wie der Tattookalender diese Punkte löst
Der Tattookalender ist speziell für Tattoostudios gebaut: Kalender je Artist und Platz mit eigener Handy-Ansicht, Online-Buchung für Beratungen, Anzahlung direkt bei der Buchung, Einwilligung am Tablet, Kundenkartei, Warteliste, Provision je Artist, Gutscheine und im Paket Komplett ein Postfach für WhatsApp, Instagram und Facebook. Zahlungen laufen über dein eigenes Stripe-Konto, wir nehmen 0 % Provision. Eine Einrichtungsgebühr gibt es nicht, und bestehende Kunden und Termine übernehmen wir für dich aus Planity oder Excel. Alle Pakete und Preise stehen offen auf der Startseite.
Häufige Fragen
Reicht für ein Tattoostudio nicht ein normaler Terminplaner?
Für einfache Termine ja. Tattoostudios brauchen aber mehr: Sitzungen über mehrere Stunden, Anzahlungen, Einverständniserklärungen mit Gesundheitsfragen, Provision je Artist und viele Anfragen über WhatsApp und Instagram. Allgemeine Terminplaner aus dem Friseur- oder Kosmetikbereich decken das oft nur teilweise ab.
Was kostet eine Software für Tattoostudios?
Die Preise reichen von kostenlosen Grundversionen bis zu mehreren hundert Euro im Monat. Vergleiche nicht nur den Monatspreis: Achte auf Provision oder Gebühren pro Zahlung, Kosten je Artist, Zusatzmodule (zum Beispiel Kasse oder Einwilligung) und Gebühren für Nachrichten.
Brauche ich eine Kasse mit TSE?
Wenn du ein elektronisches Kassensystem nutzt, muss es in Deutschland mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) geschützt sein. Wer nur mit einer offenen Ladenkasse ohne elektronisches System arbeitet, braucht keine TSE. Kläre die Einzelheiten mit deiner Steuerberatung.
Kann ich meine Kunden und Termine aus der alten Software übernehmen?
Frag vor dem Wechsel, ob der Anbieter einen Import aus deiner bisherigen Software oder aus Excel bzw. CSV anbietet und ob dabei versehentlich Nachrichten an Kunden rausgehen können. Beim Tattookalender übernehmen wir Kunden und Termine aus Planity oder einer Excel- bzw. CSV-Liste für dich.
Tattookalender ausprobieren?
Kalender je Artist, Online-Buchung mit Anzahlung, Einwilligung am Tablet und ein Postfach für WhatsApp und Instagram. Ab 89 € im Monat netto, 0 % Provision.
Allgemeine Informationen, keine Rechtsberatung. Prüfe Formulare und Fristen für dein Studio.